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第１条 この達は、陸上自衛隊における文書管理について必要な事項を定め、文書管理の適正化を図り、もって隊務の運営に寄与することを目的とする。
（用語の定義）
第２条 この達において用いる次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(１) 部隊等 陸上幕僚監部、方面総監部、師団司令部、旅団司令部（以下「総監部等」という。）、団、連隊、群、大隊、中隊、隊（別紙第４に掲げる部隊をいう。）、国際緊急援助活動等を行う部隊、国際平和協力業務を行う部隊、学校（自衛隊体育学校を含む。）、分校、研究本部、補給統制本部、補給処、補給処支処、補給処出張所、病院（自衛隊中央病院及び陸上幕僚長の監督を受ける自衛隊地区病院をいう。以下同じ。）、地方連絡部及び地方連絡部出張所をいう。
(２) 部隊長等 前号に規定する部隊等の長、駐屯地司令及び分屯地司令をいう。
(３) 命令 行動命令、一般命令、個別命令、日日命令、陸上幕僚長指令及び陸上幕僚長指示を総称していう。
(４) 総務課等 部隊等における総務課又は文書の認証、接受、発送、編集を所掌する科、係等をいう。
(５) 部課等 部、課、部隊等の長又は部長に直属する室（監察官、医務官、法務官及び幕僚幹事を含む。）、所及び部隊長等に直属する科又は係等をいう。
(６) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
（文書取扱上の原則）
第３条 文書の取扱いに当たっては、責任をもって迅速確実かつ簡潔に処理するとともに秘密保全に留意し、明確に業務の系統により処理することが定められている場合のほか、指揮の系統を遵守しなければならない。
（文書管理監督者）
第４条 部隊等（陸上幕僚監部を除く。）に文書管理監督者を置く。
２ 文書管理監督者は、次の各号に定める者とする。
(１) 方面総監部 総務部長
(２) 師団司令部及び旅団司令部 幕僚長
(３) 団本部 副団長（副団長が置かれていない団本部にあっては、団長）
(４) 警務隊本部、情報保全隊本部、中央業務支援隊及び中央会計隊本部 副隊長
(５) 学校（分校を除く。） 副校長
(６) 研究本部 幹事
(７) 補給統制本部 副本部長
(８) 補給処（支処及び出張所を除く。） 副処長
(９) 病院（自衛隊中央病院を含む。） 副院長
３ 文書管理監督者は、部隊等の長を補佐して次の各号に掲げる業務を行うものとする。
(１) 文書の管理要領等関係規則の整備に関すること。
(２) 行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備に関すること。
(３) 行政文書の管理に関する指導監督及び教育等の実施に関すること。
４ 第２項に示す文書管理監督者を置かない部隊等にあっては、第６条で定める文書管理者のうち適任の者が文書管理監督者の業務を行うものとする。
（文書管理総括課）
第５条 部隊等（陸上幕僚監部を除く。）の文書事務を担当し、文書管理監督者を補佐してその事務を実施する課を文書管理総括課という。
２ 文書管理総括課は、部隊等の総務課等とする。
（文書管理者）
第６条 防衛庁文書管理規則（平成12年防衛庁訓令第74号。以下「文書管理訓令」という。）第７条第１項に規定する文書管理者は、別紙第１に掲げる者とする。
２ 文書管理者は、文書管理監督者を補佐して次の各号に掲げる業務を行うものとする。
(１) 文書管理の徹底を図ること。
(２) 行政文書分類基準表の作成及び見直しに関すること。
(３) 行政文書ファイル管理簿の作成及び提出に関すること。
(４) 行政文書件名リストの作成及び提出に関すること。
(５) 文書の廃棄、保存期間の延長及び国立公文書館等への移管に関すること。
（文書管理担当者等の指定）
第７条 文書管理者は、文書管理訓令第８条第１項及び第２項に規定する文書管理担当者又は文書管理担当者の補助者を指定したときは、その者の職名、氏名等所要の事項を文書管理担当者等指定簿（様式別紙第２）の様式により文書管理総括課の長に通知するものとする。
（電磁的記録取扱上の特例）
第８条 電磁的記録の取扱いについては、別に定めるところによるほか、この達に定めるところによる。
第２章 文書の形式等
第１節 通則
（達の制定者）
第９条 防衛庁における文書の形式に関する訓令（昭和38年防衛庁訓令第38号。以下「文書形式訓令」という。）別表第１に規定する団長、連隊長、群長及び独立大隊の長に準ずる部隊の長は、別紙第３に掲げる部隊の長とする。
２ 文書形式訓令別表第１に規定する分屯地司令は、分屯地司令の職にある部隊等の長の指揮下外の他の部隊等が共に所在する分屯地の分屯地司令とする。
（行動命令の発令者）
第10条 文書形式訓令別表第２に規定する団長、連隊長、群長、大隊長及び中隊長に準ずる部隊の長は、別紙第４に掲げる部隊の長とする。
（一般命令の発令者）
第11条 文書形式訓令別表第３に規定する団長、連隊長、群長、大隊長及び中隊長に準ずる部隊の長は、別紙第４に掲げる部隊の長とする。
２ 文書形式訓令別表第３に規定する分屯地司令は、第９条第２項に規定する分屯地司令とする。
（個別命令及び日日命令の発令者）
第12条 個別命令及び日日命令の発令者は、部隊長等とする。
（個別命令で発令する事項）
第13条 個別命令をもって発令する事項は、次の各号に掲げるものとする。
(１) 臨時勤務及び配置指定
(２) 自衛隊法施行規則（昭和29年総理府令第40号）第72条第１項による勤務停止
(３) 自衛隊法第47条第２項による停職中の職務従事
(４) 居住場所の指定
(５) 委員、検査官、懲戒補佐官、会計法規上の職務等の職務の付加
(６) 幹部勤務の指定
(７) 教育講習等の受講
(８) 空挺訓練生及び陸曹候補生の指定
(９) その他前各号に準ずる事項
（日日命令で発令する事項）
第14条 日日命令をもって発令する事項は、部隊等、駐屯地又は分屯地における日常の業務で次の各号に掲げるものとする。
(１) 特別勤務その他日常の勤務の割出し
(２) 勤務時間の一時的な変更
(３) 儀式及び行事の実施
(４) 検査等の実施
(５) その他前各号に準ずる事項
（通達類の発簡者）
第15条 通達類の発簡者は、次の各号に掲げる者とする。
(１) 部隊長等
(２) 防衛庁長官、陸上幕僚長、方面総監、師団長又は旅団長から検閲官又は演習統裁官を命ぜられた幹部自衛官
(３) 所属する上級部隊長等と異なる駐（分）屯地その他の地域に配置され又は分遣された当該部隊等の一部の長たる幹部自衛官（行政職俸給表(一)の２級（任命権に関する訓令（昭和36年防衛庁訓令第４号）別表によるこれに対応する各俸給表の職務の級を含む。）以上の事務官等を含む。）
(４) 航空事故調査委員長
(５) その他陸上幕僚長が必要と認める者
（部課等の長の発簡）
第16条 前条に規定する発簡者のほか、次の各号に掲げる者は、通達類を発することができる。
(１) 陸上幕僚監部の部長、監察官、法務官、警務管理官及び課長
(２) 方面総監部の幕僚長、部長、課長、医務官、監察官及び法務官
(３) 師団司令部の幕僚長、部長、課長、医務官、監察官、法務官及び幕僚幹事
(４) 旅団司令部の幕僚長、部長、課長、医務官、監察官、法務官及び幕僚幹事
(５) 学校（分校を除く。）の企画室長、部長及び学校長に直属する課長、作戦評価室長、学生隊長及び生徒隊長
(６) 研究本部の企画室長及び部長
(７) 補給統制本部の部長
(８) 補給処（支処を除く。）の企画室長、部長及び補給処長に直属する課長
(９) 病院の企画室長、部長、高等看護学院長、診療放射線技師養成所長、職能補導所長、准看護学院長及び病院長に直属する課長
(10) 航空事故調査委員会の部隊等委員
２ 前項に規定する者が発することができる通達類は、報告、通知、協議、照会、依頼及び回答のうち軽易なものとする。ただし、報告及び協議にあっては法令等の規定に基づく場合に限るものとする。
（通達類の種類と用法）
第17条 通達類の種類と用法は、次のとおりとする。
（幕僚通知等）
第18条 幕僚等担当者間における事務的な連絡・調整の手段として使用する文書の種類及び用法は、次のとおりとする。
(１) 幕僚通知 総監部等、学校、研究本部、補給統制本部、補給処及び病院の内部において、部課等の長（室長、陸上幕僚監部の総括副監察官、法務官の指名する副法務官及び警務管理官の指名する副警務管理官を含む。）が主管事項について他の部課等の長に対して発する文書
(２) 業務連絡 陸上自衛隊の内部において、幕僚が担当事務について他の幕僚に対して発する文書
(３) 事務連絡 幕僚が担当事務について陸上自衛隊以外の担当者等に対して発する文書
２ 幕僚通知及び業務連絡の様式は、別紙第５及び別紙第６による。事務連絡の様式は、文書形式訓令様式第10に準じた様式により発簡番号の箇所に「事務連絡陸幕総第○号」の例により記載するものとする。
３ 幕僚通知及び業務連絡は、原議書の写しをもって発することができる。
第２節 書式等
（命令の番号）
第19条 命令の番号に用いる部隊等の略号は、別紙第７のとおりとする。
（通達類の番号）
第20条 通達類の番号は、部課等の略号（別紙第８）に前条に規定する部隊等の略号を冠し、「陸幕総第○号」の例により記載する。ただし、総監部等、学校、研究本部、補給統制本部、補給処及び病院以外の部隊等にあっては、部課等の略号を用いないものとする。
２ 第15条第２号及び第３号に規定する者が発する通達類の番号に用いる略号は、次に示す略号に当該発簡者の所属する部隊等の略号を冠したものとする。
(１) 検閲官にあっては「検」、演習統裁官にあっては「演統」。ただし、必要に応じ、これと異なる略号を用いることができる。
(２) 第15条第３号に規定する者にあっては、当該上級の部隊等の長が定める略号
（陸上自衛隊達の番号）
第21条 陸上自衛隊達の番号は、別紙第９の区分により基本番号を付し、基本番号の次に制定の順序に従って一連の番号を「―」で結んでつける。
２ 陸上自衛隊達の一部を改正する達の番号は、前項の番号の末尾に改正の順に応ずる一連の番号を「―」で結んでつける。
（発簡年月日）
第22条 通達類の発簡年月日は、決裁の日とする。ただし、特別の事情がある場合は、別の日とすることができる。
（配布区分及び写送付先）
第23条 配布区分は、命令及び陸上自衛隊内部にあてる通達類の写しを配布する場合に用い、写送付先は、陸上自衛隊以外にあてる通達類の写しを送付する場合に用いる。
２ 配布区分又は写送付先は、写しの配布又は送付を要する者の職名を記載し、２部以上となる場合は部数を併記する。
３ 文書の写しをあて先に配布又は送付する場合は、配布区分欄又は写送付先欄にあて先に対する正文書の部数を含めて「あて先○部」のように記載する。
４ 部隊等の内部の部課等の長に文書の写しを配布する場合は、発する文書に職名及び部数の記載を省略する。
５ 配布区分を符号により記載する場合は、次のものを用いるものとし、その細部及びこれ以外の符号の使用については部隊長等が定める。
「Ａ」 文書管理者を基準に配布するもの
「Ｂ」 大隊及びこれに準ずる部隊以上を基準に配布するもの
「Ｃ」 連隊、群、独立大隊（文書形式訓令別表第１に規定する大隊をいう。）及びこれらに準ずる部隊以上を基準に配布するもの
（添付書類）
第24条 命令及び通達類の添付書類は、通常、別紙類、別冊類及び別添とし、その作成区分は次の各号に定めるところによる。
(１) 別紙類 主たる内容により別紙、別表、別図とし、これを補足するものを付紙、付表、付図とし、これを更に補足するものを属紙、属表、属図とする。ただし、様式又は書式を示すものにあっては、別紙を用いるものとする。
(２) 別冊類 編冊を異にし、内容が独立性を有するものは別冊とし、編冊を異にして別冊を補足するものは付録とする。
(３) 別添 他の部隊等又は陸上自衛隊以外の機関等で作成したもの、添付書類の番号等の表示を付することが適当でないもの、並びに証票、賞状、図画及び写真等は別添とする。
２ 別紙類には、その第１面上部に別紙、付紙、属紙等の区分並びにこれらがそれぞれ２以上ある場合は、別紙、別表、別図及びこれらにそれぞれ含まれる付紙、付表、付図及び属紙、属表、属図ごとに一連番号を「別紙第○」のように記載する。
３ 別冊類には、その第１面上部に別冊又は付録の区分（別冊又は付録が２以上ある場合は、別冊又は付録ごとの一連番号を付す。）及び当該命令又は通達類の発簡番号及び発簡年月日を「○方般命第○号（年月日）別冊」又は「○方般命第○号（年月日）別冊付録」のように記載し、第１面の適宜の箇所に当該別冊又は付録の表題、作成部隊等名を付記するものとする。
４ 別冊又は付録を別送する場合は「添付書類：別冊又は別冊付録（別送）」のように、別添を別送する場合は「添付書類：陸幕総第○号（13.４.１）（別送）」のように記載する。
（伝達方法及び伝達終了時刻）
第25条 命令（行動命令を除く。）の伝達方法及び伝達終了時刻は、特に必要がある場合のほか記載を省略することができる。
（定型化された文書の書式）
第26条 別に様式の定められている文書を通達類として発する場合、当該文書の様式に発簡番号、発簡年月日、あて先及び発簡者名が含まれていないときは、１枚目の上部余白に当該事項を、末尾に添付書類、写送付先、保存期間、分類番号等を記載するものとする。
（例規通達類）
第27条 陸上幕僚長の発する通達類のうち、恒例的に事務処理の準拠となるべき通達類（以下「例規通達類」という。）は、その第１面左上部に別紙第９に示す基本番号に準ずる例規番号に「例規」の文字を冠して表示する。
（命令及び通達類の電送）
第28条 命令及び通達類を電報により伝達する場合は、陸上自衛隊通信実施業務規則（陸上自衛隊達第96―13号）の定めるところによるほか別紙第10の書式の例により記載する。
（分類番号）
第29条 作成する文書にはすべて分類番号を記載するものとする。分類番号は、行政文書分類基準表（別紙第11）から選定する。
第３章 取扱手続
（備付簿冊）
第30条 部隊等は、次の各号に定めるところにより簿冊を備え付けるものとする。
(１) 総監部等、学校、研究本部、補給統制本部、補給処及び病院にあっては、部課等に発簡簿（様式別紙第12）、幕僚通知等番号付与簿（様式別紙第13）、文書受付・配布簿（様式別紙第14）、総括課等に文書受付・配布簿及び経由文書番号付与簿（様式別紙第15）。ただし、総務課等において一括して保管する場合は全索引簿（様式別紙第16）
(２) 前号以外の部隊等にあっては、総務課等に発簡簿、幕僚通知等番号付与簿及び文書受付・配布簿。ただし、接受した文書の配布を行わない部隊等にあっては、文書受付・配布簿を除く。
(３) 駐屯地業務隊等（方面総監部、師団司令部又は旅団司令部の所在する駐屯地にあっては方面総監の定めるところにより方面総監部、師団司令部、旅団司令部又は駐屯地業務隊、市ヶ谷駐屯地に所在する部隊等にあっては中央業務支援隊、駐屯地業務隊を置かない駐屯地にあっては駐屯地業務を担当する部隊等、その他の駐屯地にあっては駐屯地業務隊をいう。以下同じ。）にあっては、前号の簿冊のほか駐屯地における接受文書を処理するための文書受付・配布簿及び書留原簿（様式別紙第17）
（行動命令の認証）
第31条 行動命令（陸上幕僚長措置指令を含む。）の認証をする場合は、発令者名の次の行に「認証」と表示し、認証を行う者の職名、階級及び氏名を記載し、当該認証者の職印を押すものとする。この場合、氏名の記載及び押印に代えて氏名を自署することができる。
（陸上自衛隊報）
第32条 次の各号に掲げるものは、陸上幕僚監部から発行する陸上自衛隊報に掲載するものとする。
(１) 陸上自衛隊達
(２) 通達類、人事発令、訓示等で陸上自衛隊全般に周知を必要とするもの。
（発送）
第33条 第41条の規定により作成した文書は、自ら発送するものを除き駐屯地業務隊等に回付するものとする。
２ 駐屯地業務隊等は、前項により回付された文書をとりまとめ、速やかに発送しなければならない。
３ 部隊等又は駐屯地業務隊等は、秘密の文書等を発送する場合、適宜の送付書及び受領書を同封しなければならない。
（電話又は口頭による文書の伝達及び接受）
第34条 原議書の記載事項を電話又は口頭により伝達した場合は、原議書の第１面上部余白に「電話伝達」又は「口頭伝達」と表示し、本文の終わりに伝達者及び受領者の所属、階級及び氏名並びに伝達終了月日及び時刻を記載するものとする。
２ 前項により伝達を受けた場合は、伝達内容をその文書の種類に応ずる書式に浄書した上、前項の伝達した場合の要領に準じて所要の事項を記載するものとする。
３ 前項に基づき浄書した文書は、総務課等で受け付けるものとする。
（接受）
第35条 駐屯地業務隊等は、文書を接受した場合、開封することなく速やかにあて先部隊等（以下、配布区分又は写送付先についても同じ。）に送付しなければならない。この際、秘密の文書等及び取扱上の注意を要する文書等については、文書受付・配布簿（書留郵便であるときは書留原簿）に所要事項を記入の上、あて先部隊等に送付するものとする。
２ 部隊等が文書を受領した場合、総務課等は、封筒又は包装紙等を開き、受付印（日付の表示できるもの）を押し、文書受付・配布簿に所要の事項を記入の上、主管の部課等に配布するものとする。ただし、秘密文書及び親展文書は、内封筒を開封しないで受付印を押し、文書受付・配布簿への記入は封筒上の記載事項について行うものとする。
３ 部隊等は、他の部隊等あての文書を受領したときは、正当なあて先部隊等に転送し、その旨を当該文書を発した部隊等に通知しなければならない。ただし、同一駐屯地に所在する部隊等からのものは、当該部隊等に返付するものとする。
４ 主管の部課等が文書を受領した場合は、受付印を押し、文書受付・配布簿に所要の事項を記入の上、事務担当者に配布するものとする。
（経由）
第36条 文書が順序を経て、中間の部隊長等を経由し、上級の部隊長等に提出される場合、当該中間の部隊長等は、当該経由文書の第１面上部又は添付した用紙に経由番号、年月日、部隊等名を記載して上級の部隊長等に送付するものとする。この場合、経由文書に進達文書を添付したときは、経由番号等の記載は行わないものとする。
（官署支出官等の文書）
第37条 官署支出官、歳入徴収官等（歳入徴収官及び債権の管理に関する事務を行うものをいう。）、支出負担行為担当官、物品管理職員、各出納官吏、契約担当官、警務官、医官、歯科医官、衛生官その他法令により権限を付与された者がそれぞれ関係法令に基づく職権により発する文書については、第17条、第24条、第33条及び第35条の規定を準用する。
２ 前項に掲げる者が発する文書の番号に冠する略号は、特別の定めがある場合のほか、それぞれの者が定めるものとする。
（参考資料等の送付）
第38条 教育訓練の資料、教養資料その他隊務の参考となる資料の発送及び接受の手続は、第33条及び第35条の規定を準用する。この場合、送付表（送付先、部数等を記載した表）を添付するものとする。
（行動間における文書取扱いの特例）
第39条 行動に直接関係のある文書には、発令時刻、発令場所、伝達方法及び伝達終了時刻を行動命令の書式に準じて記載するものとする。
２ 行動命令の番号は、暦年ごとの一連番号（親番号）に同一の行動に関する番号（子番号）を発令の順序に従って「―」を結んで付し、当該行動が暦年にまたがっても番号はこれを改めないものとする。
３ 行動命令の番号付与は、各部隊等の防衛部長、第３部長又はこれに準ずる職務の者が行うものとする。
４ 行動に直接関係ある命令及び通達類を一般文書と区別する必要がある場合は、当該命令及び通達類の右上部に、防衛出動にあっては 、治安出動にあっては 、警護出動にあっては 、防御施設構築の措置にあっては 、防衛出動下令前の行動関連措置にあっては 、国民保護等派遣にあっては 、治安出動下令前に内閣総理大臣の承認を得て行う情報収集にあっては 、災害派遣にあっては 、地震防災派遣にあっては 、原子力災害派遣にあってはと表示する。
５ 行動間の文書の取扱いは、文書整理簿（様式別紙第18）による。部隊等の撤収後は、第43条の規定に準じて整理し、じ後、当該文書整理簿は備付簿冊とする。
（法律及びこれに基づく命令の規定による特例）
第40条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄、その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令に定めるところによる。
（文書の作成）
第41条 発令・発簡番号を付与することが必要な文書を起案する場合又は必要と認められる場合には、起案用紙を用いて行うものとし、ペン書き等により明りょうに記載するものとする。ただし、これにより難いもの及び様式が別に定められているものについては、それぞれの実情に応じた様式・用紙を用いることができる。
２ 文書の起案に当たっては、「（記）」として起案理由、起案に至るまでの経緯、内容の概要等を記載する。ただし、内容が明白であって説明を要しない場合は、省略することができる。
３ 起案文書は、関係部課等の同意（以下「合議」という。）を得た後審査を経て決裁者（達の制定者、命令の発令者、通達類の発簡者又はこれらの者から決裁権の行使を委任された者をいう。）の決裁を受けなければならない。
４ 起案文書を取扱上の注意を要する文書又は秘密文書に指定するときは、秘密保全に関する訓令（昭和33年防衛庁訓令第102号）第４条第１項又は秘密保全に関する達（陸上自衛隊達第41―２号）第５条第１項に規定する保全責任者の合議を受けた後、前項の手続をとるものとする。
５ 決裁の終わった起案文書（以下「原議書」という。）には、番号、発令等の年月日を記入するとともに、発簡簿に所要の事項を記載した上、当該文書の種類に応ずる所定の書式により所要部数を浄書するものとする。ただし、第34条に定める電話又は口頭により伝達する文書は、受領者の浄書をもってこれに代えるものとする。
６ 浄書の終わった文書（前項ただし書を除く。）の認証は、当該文書の原議書が第３項による決裁手続を経ていること及び原議書の記載事項と相違ないことを確認した上、発令（簡）者の職印を押すものとする。ただし、達、陸上自衛隊報に掲載するもの及び電報（同一駐屯地内の着信者にあてるものを除く。）は、押印を省略する。
第４章 整理・保存
（整理・保存の方法）
第42条 行政文書は、必要があるときに速やかに検索できるよう行政文書ファイルにより整理するとともに、保存期間が満了する日まで、必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適切かつ確実に利用できる方法で保存しなければならない。
２ 行政文書は、原則として事務室内の書棚等において、使用便宜を考慮して保存するものとする。
３ 前項の行政文書のうち、活用頻度の低下した行政文書については、事務室外の倉庫等における書庫に置き換え、保存することができる。
４ 保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種類の記録媒体により行政文書を作成し、保存するものとする。
（保存の所掌区分）
第43条 主管の部課等において作成した文書の原本（原議書）又は取得した行政文書は、当該部課等の専用の書棚等において保管するものとする。
２ 総監部等、研究本部、補給統制本部及び補給処において、特に必要があるときは、前項の規定にかかわらず、総務課等において一括して保管することができる。ただし、防衛秘密及び極秘以上の秘密区分の指定がある文書は除くものとする。
第44条 削除
（行政文書ファイル管理簿等）
第45条 文書管理者は、行政文書ファイル及び行政文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、これらの帳簿として行政文書ファイル管理簿及び行政文書件名リストを、磁気ディスク（これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。）をもって作成するものとする。
２ 行政文書ファイル管理簿及び行政文書件名リストの様式は、別紙第19及び別紙第20のとおりとする。
３ 行政文書ファイル管理簿及び行政文書件名リストは、毎年度末又は必要に応じ随時更新するものとする。
４ 部隊等の長は、前項の規定により更新した行政文書ファイル管理簿及び行政文書件名リストを、毎年４月10日又は更新した翌月の10日までに陸上幕僚長に提出するものとする。（総定第403号）
（保存期間）
第46条 行政文書の保存期間は、当該文書の内容に対応する別紙第21に掲げる基準により30年、10年、５年、３年、１年及び１年未満とし、その保存期間は、発令・発簡文書においては当該文書の発令（簡）月日の、その他の作成文書においては作成月日の、それぞれ属する年の翌年の１月１日から起算するものとする。また、会計年度によることが適当とする行政文書にあっては、会計年度によることを明示（「３年（年度）」の例による。）した当該行政文書の発簡又は作成月日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日から起算するものとする。なお、保存期間が１年未満の文書にあっては、作成又は取得した日をもって起算日とすることができる。また、「１年未満（○．○．○まで保存）」の例により、保存すべき期間を具体的に指定するものとする。
２ 前項の保存期間は、文書を作成する者が、別紙第21の行政文書保存期間基準に基づいて定めるものとする。この場合、原議書以外の文書については、その利用及び保存の実態に応じて、当該保存期間基準にかかわらず、原議書よりも短い保存期間を設定することができる。当該文書の起案課等にあっては原議書及び浄書された文書１部を、あて先にあっては正文書を、定められた保存期間に従って保存するものとする。
３ 前項による保存期間は、原議書にあってはその所定の欄に、その他の文書にあっては１枚目の左下部に表示するものとする。
４ 保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）が満了した行政文書については、行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成12年政令第41号）第２条第１項に規定する機関に移管することとするものを除き、速やかに廃棄するものとする。
５ 行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合は、陸上幕僚長を通じて長官に承認の上申をするものとする。この場合、廃棄した行政文書の名称（件名、発令・発簡番号、文書日付等当該行政文書を特定するに足りる事項）、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。
６ 文書を発した者は、その発した文書に定めた保存期間については、変更を行わないものとする。
７ 原議書の保存期間は、部隊等の長がなお保存する必要があると認めた場合に延長することができる。
（備付簿冊等の保存期間）
第47条 第30条及び第39条に規定する備付簿冊等の保存期間は、別紙第22に定めるところによる。
（作成又は取得した行政文書への文書管理情報等の記載）
第48条 行政文書を作成したとき又は保存期間の指定のない行政文書を取得したときは、当該行政文書について保存期間の満了する日を設定し、当該行政文書の１枚目に文書分類番号、作成又は取得年月日、保存期間等の文書管理に必要な情報を記載するものとする。ただし、図画及び電磁的記録にあっては、管理しやすい適宜の場所又は保存するファイルに記載するものとする。
（移管）
第49条 保存期間が満了した行政文書のうち、歴史的資料等として国立公文書館等に移管して保存する必要のあるものについては、文書管理訓令第30条の規定に基づき、陸上幕僚長を通じて申請するものとする。
（保存期間の延長）
第50条 文書管理者は、保存期間が満了した保管中の行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該文書の保存期間を延長するものとする。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとする場合も同様とする。
２ 次の各号に掲げる行政文書については、前項の保存期間の満了する日以後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日まで保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分に該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
(１) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(２) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(３) 現に係属している不服申立ての手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
(４) 開示請求があったもの 行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成11年法律第42号）第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
（附属文書）
第51条 起案の根拠となった文書（以下「附属文書」という。）は、原議書に添付して保存するものとする。ただし、原議書に添付することができない場合は、当該附属文書を複製して添付するものとし、複製ができない場合は、附属文書の要旨を原議書に記載するものとする。
２ 原議書に添付できない附属文書には、当該原議書の発令（簡）年月日及び発令（簡）番号を注記しておくものとする。
（原本保存）
第52条 次の各号に掲げる文書の原議書及び資料は、第１面上部に「原本保存」と朱書きするものとする。
(１) 損害賠償に関する認定書及び和解契約書並びに関係証拠書類
(２) 損失補償に関する決定書及び損失補償契約書並びに関係証拠書類
(３) 災害補償に関するもののうち重要なもの
(４) 懲戒又は分限処分に関するもののうち重要なもの
(５) 契約に関するもののうち重要なもの
(６) 法令等で原本の保存を必要とされているもの
(７) その他訴訟に関係ある事項等で後日係争のおそれがあるもの又は事案の性質上特に原本の保存を必要とするもの
（防衛庁公報及び陸上自衛隊報の備付け）
第53条 総監部等、駐屯地業務隊（駐屯地業務を担当する部隊等を含む。）及び自衛隊中央病院にあっては、防衛庁公報、陸上自衛隊報を各１部備え付けるものとする。
（文書管理状況の点検）
第54条 部隊等の長は、文書の保存管理状況を年１回以上点検し、必要と認めるときは文書の分類・整理、不要文書の廃棄等の改善を行わなければならない。
（非常持出）
第55条 簿冊類及び原本保存の文書その他非常の場合に持出しの必要があると部隊長等が認めた文書は、あらかじめ「非常持出」の表示をするものとする。
附 則
１ この達は、平成13年４月１日から施行する。
２ この達の施行の際、現に使用している簿冊等は、第30条の規定にかかわらず平成13年12月31日まで使用することができる。
３ この達の施行の際、現に保有している旧様式の用紙類は、当分の間内容を修正して使用することができる。
附 則（平成13年11月２日陸上自衛隊達第32―19―１号）
この達は、平成13年11月２日から施行する。
附 則（平成14年３月26日陸上自衛隊達第122―173号）
この達は、平成14年３月27日から施行する。
附 則（平成15年３月26日陸上自衛隊達第122―185号）
この達は、平成15年３月27日から施行する。
附 則（平成15年７月１日陸上自衛隊達第32―19―２号）
この達は、平成15年７月１日から施行する。
附 則（平成16年３月29日陸上自衛隊達第122―189号）
この達は、平成16年３月29日から施行する。
附 則（平成17年３月28日陸上自衛隊達第32―19―３号）
この達は、平成17年３月28日から施行する。
附 則（平成18年３月27日陸上自衛隊達第32―19―４号）
この達は、平成18年３月27日から施行する。ただし、第15条第３号の改正規定については、平成18年４月１日から施行する。